MEMBANGUN OUTOMASI PERPUSTAKAAN

MEMBANGUN OUTOMASI PERPUSTAKAAN

Oleh Drs. Chamdi, SIP

Makalah disampaikan pada

Workshop Manajemen Otomasi Perpustakaan

15 Juli 2009

A. Pendahuluan

Sejalan dengan era globalisasi, khasanah ilmu pengetahuan dan teknologi informasi berkembang dengan cepat, begitupula penerapan Teknologi Informasi (TI) pada saat ini telah menyebar hampir disemua bidang kegiatan tidak terkecuali penerpan teknologi informasi di perpustakaan.

Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi dalam menerapkan teknologi informasi telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi dapat dilihat dari berbagai perpustakaan yang selalu berkaitan dengan teknologi informasi, diawali perpustakaan manual, perpustakaan terotomasi, perpustakaan digital atau cyber library.

Kemajuan jenis perpustakaan pada saat ini banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan bukan dari skala ukuran lain seperi besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi maupun jumlah penggunanya.

Kebutuhan penerapan Teknologi Informasi berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai institusi yang berfungsi antara lain :

- Mengumpulkan, menyimpan, memelihara koleksi

- Pengelolaan secara sistematis (pengelolaan bahan pustaka)

- Pemanfaatan koleksi kepada pengguna perpustakaan

- Penyebaran informasi.

Penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan dapat digunakan sebagai

1. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi di perpustakaan mulai dari : pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, penelusuran informasi (OPAC), pelaporan statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk otomasi Perpustakaan.

2. Sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam bentuk digital, ini yang dikenal dengan Perpustakaan Digital.


B. Faktor Penggerak Teknologi Informasi

Faktor utama yang mendorong perlunya penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan terutama adanya tuntutan pengguna, dimana pengguna ingin dilayani serba cepat dan tepat. Faktor penggerak lainnya yaitu :

1. Kemudahan mendapat produk teknologi informasi

Banyak sofware yang ditawarkan bahkan ada yang gratir

2. Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk teknologi Informasi

3. Kemampuan dari teknologi informasi.


C. Tujuan Penggunaan Teknologi Informasi

Dengan kemudahan yang diperoleh melalui penggunaan Teknologi Informasi maka diharapkan pekerjaan dan kegiatan pelayanan perpustakaan semakin meningkat, lebih baik dapat memuaskan pengguna.

Manfaat dan keuntungan yang diperoleh dengan penggunaan Teknologi

Informasi yaitu :

Keuntungan bagi pengguna dgn adanya otomasi

1. Pengguna akan lebih mudah mencari inf

2. Lebih banyak pilihan titik pencarian

3. Pengguna akan lebih nyaman

4. Waktu layanan lebih cepat

5. Ada kepastian pengguna ttg kebaradaan dok yg dicari

6. Data sistem katalog terotomasi dapat dicopy



Keuntungan bagi petugas dgn adanya otomasi

1. Petugas akan lebih mudah dlm melaksanakan tugas

2. Petugas dapat memanfaatkan hasil pekerjaan yang sudah dilakukan untuk berbagai keperluan

3. Pekerjaan tentu akan lebih cepat diselesaikan

4. Dapat meningkatkan atau mengembangkan pelayanan baru

5. Lebih kreatif memikirkan dan mengembangkan cara kerja utk kemudahan dlm memberi layanan bermutu kpd penggunanya



D. Unsur-unsur Outomasi Perpustakaan

Dalam sebuah sistem outomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau sarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya.

Unsur-unsur atau syarat tersebut antara lain :

1. Pengguna (user)

Unsur utama dalam sebuah automasi perpustakaan adalah adanya pengguna. Kebutuhan pengguna perlu benar-benar didengar dengan cara melakukan konsultasi. Pengguna-penguna sistem automasi perpustakaan yaitu staf perpustakaan atau pustakawan (yang akan menjadi operator atau teknisi) dan anggota perpustakaan, mereka perlu mengetaui antara lain

o Apa misi organisasi tersebut ?

o Apa kebutuhan informasi mereka?

o Seberapa mengetaui komputerkah mereka ?

o Bagaimana sikap mereka ?

o Apakah pelatihan dibutuhkan ?

Inilah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah automasi perpustakaan agar automasi perpustakaan bisa memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota yang nantinya dapat memberikan manfaat kepada pengguna tersebut.

2. Perangkat Keras (Hardware) dan Lunak (Software)

Perangkat keras yang dibutuhkan dalam proses otomasi untuk menjalankan system informasi perpustakaan adalah computer yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak sebagai contoh :

a. Komputer

Komputer adalah sebuah mesin sebagai alat yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat, kemampuannya tergantung pada manusianya yang mengoperasikan dan software yang digunakan.
Komputer, yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak

Contoh :

Spesifikasi Teknis :

1. Komputer yang dibutuhkan sebagai berikut :

• Profesor 486 DX4-100 atau Pentium

• RAM min 8 MB

• Hardisk 80 GB

• Mouse

• Keyboard 101 Key

• Monitor SVGA

• Card Register

2. Barcode Reader

3. Card Jaringan

Tipe : Ethernet

4. Konektor serta kabel jaringan

5. Printer


b. Perangkat lunak (Software) yang telah dipasarkan antara lain

1. NCI Booklman dari Bandung

2. SIPISIS dari UPT Perpustakaan IPB

3. Lontara dari UI

4. Lacer dari Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang

5. Siprus dari PT PCI Yogyakarta

6. Universitas Kristen Petra Surabaya

Yang gratis Senayan GDL

3. Network/Jaringan

Jaringan computer telah menjadi bagian dari outomasi perpustakan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.

Komunikasi data yang memungkinkan komputer yang berdiiri sendiri terintegrasi pada jaringan computer, baik yang bersifat local maupun internasional.

Komponen perangkat keras jaringan antara lain: computer sebagai server dank lien, Network Interface Card (LAN Card terminal kabel (HUB) jaringan telepon atau radio, modem
Contoh: Konfigurasi Komputer

4. Data

Data merupakan bahan baku informasi, terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabetis, angka maupun symbol khusus seperi *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, fields, records, file dan tatabase.

Sistem informasi menerima masukan data dan intruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasilnya.

Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file ke dalam model system informasi, dengan demikian kegiatan pengolahan tersedia baik data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.





Dalam system automasi perpustakaan dapat melakukan kegiatan antara lain :



a. Membantu proses pengadaan koleksi perpustakaan

b. Membantu segi jurnal dan majalah

c. Pengolahan (system katalog)

d. Online Public Access Catalog (OPAC)

e. Administrasi kegiatan sirkulasi

f. Pelaporan manajemen



Daftar Pustaka